Impressum und Datenschutz

Angaben gemäß § 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG)

Ben Weissman
c/o Solisyon GmbH
Fürther Str. 232
90429 Nürnberg
Deutschland

E-Mail: ben@bweissman.de
Telefon: +49 911 990077-20 (nur für rechtliche Anfragen – alle anderen Anliegen bitte per E-Mail)

Die Community Event Tools sind eine technische Plattform für Community-Konferenzen. Ben Weissman betreibt sie und wirkt an der Organisation der Veranstaltungen mit, ist aber nicht zwingend deren Veranstalter. Veranstalter ist die Organisation, die auf der Website der jeweiligen Veranstaltung genannt ist (Link „Event website“ auf den Seiten der Veranstaltung) und auf dem vor Ort ausgehängten Hinweis für Teilnehmende. Sie ist für die Veranstaltung und ihre Inhalte verantwortlich.

Fragen zur Veranstaltung, zu Ihrer Anmeldung, zu Bewertungen, zum Session Picker, zum Volunteer-Einsatz oder zum Badge-Scanning richten Sie bitte an den Veranstalter. Für Fragen zur Plattform selbst erreichen Sie Ben Weissman unter den Angaben oben.

Für Inhalte, die Veranstalter, Sprecher oder Sponsoren bereitstellen (z. B. Session-Titel, Beschreibungen, Logos, Links), sind diese selbst verantwortlich. Für Inhalte verlinkter externer Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich; zum Zeitpunkt der Verlinkung waren keine Rechtsverstöße erkennbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden entsprechende Inhalte umgehend entfernt.

Für die Daten einer Veranstaltung (Anmeldungen, Teilnehmende, Leads, Check-in, Bewertungen, Session-Picker-Auswahl, Volunteer-Einsätze, Sprecherdaten, E-Mails der Veranstaltung) ist der jeweilige Veranstalter verantwortlich (siehe „Hinweis zu den Veranstaltungen“). Ben Weissman betreibt die Plattform für die Veranstalter. Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte an den Veranstalter; Sie können sich auch an Ben Weissman wenden, die Anfrage wird dann weitergeleitet.

Für den Betrieb der Website selbst (Server-Protokolle, Sicherheit, Anmelde-Cookies) ist Ben Weissman verantwortlich (Kontakt siehe Impressum). Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

Feedback zu den Werkzeugen. Über den Link „Feedback“ unten auf jeder Seite können Sie den Betreibern der Werkzeuge schreiben. Gespeichert werden Ihr Text, die gewählte Kategorie, freiwillig Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse (die Adresse nur, damit er Ihnen antworten kann), die Veranstaltung (sofern sie sich aus der Adresse ergibt), die Seite, von der Sie kamen (ohne Parameter), und der Zeitpunkt – keine IP-Adresse, keine Cookies. Verantwortlich ist Ben Weissman; nur er liest es (einmal täglich bekommt er eine Mail mit den neuen Einträgen; deren gespeicherte Kopie wird mit dem Eintrag gelöscht, sonst nach 90 Tagen). Es bleibt gespeichert, bis er es löscht, spätestens auf Ihren Wunsch (Anfrage mit dem Namen oder der E-Mail-Adresse, die Sie angegeben haben). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Werkzeuge (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Plattform läuft bei Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd.) in der Region „West Europe“ (Niederlande), ihre Datenbank in der Region „North Europe“ (Irland). Die Solisyon GmbH stellt diese Infrastruktur als Sponsoring zur Verfügung; den Vertrag mit Microsoft hat sie geschlossen. Microsoft verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter. Die Daten werden in der EU gespeichert. Ein Zugriff durch die Muttergesellschaft Microsoft Corporation in den USA lässt sich nicht vollständig ausschließen; dafür gelten der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Microsoft zertifiziert ist, sowie die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung und Statuscode. Zweck: Auslieferung der Seiten, Sicherheit (z. B. Begrenzung von Anmeldeversuchen) und Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Zugriffsprotokolle des Web-Servers werden nicht gespeichert. Zur Begrenzung von Fehlversuchen und Anfragen (z. B. Anmelde-Links, Zugangscodes) werden IP-Adressen nur im Arbeitsspeicher gezählt und 15 Minuten nach dem letzten Versuch verworfen. Fehlerprotokolle der Anwendung enthalten weder IP-Adressen noch Passwörter und werden nach 90 Tagen gelöscht.

Alle Inhalte der Seiten, auch Logos und Schriften, werden von diesem Server ausgeliefert; es werden keine Inhalte von Servern Dritter geladen.

E-Mails der Werkzeuge werden über Azure Communication Services desselben Anbieters verschickt (Microsoft als Auftragsverarbeiter, Datenstandort Europa, unter demselben Vertrag; siehe 3., „E-Mails“).

Anmeldedaten. Der Veranstalter überträgt die Daten der Teilnehmenden aus seinem Anmeldesystem (Tito, Eventbrite oder Pretix) oder lädt sie als Datei (CSV oder Excel) aus seiner eigenen Teilnehmerliste hoch – die Datei wird dabei nur gelesen, nicht gespeichert: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Ticketart und Anmeldezeitpunkt. Melden Sie sich erst vor Ort an (Walk-in), erfasst der Veranstalter oder der Check-in-Schalter Ihren Namen und – falls Sie sie angeben – E-Mail-Adresse und Firma direkt in der Plattform. Daraus entstehen Teilnehmernummer und Badge. Optional kann auf dem Badge ein abweichender Name (z. B. Rufname) und – nur wenn Sie es möchten – Ihre Pronomen stehen; beides setzt der Veranstalter auf Ihren Wunsch oder, wenn er es erlaubt, Sie selbst über Ihren persönlichen Link der Anmeldung; es wird nur für das Badge verwendet und mit Ihrem Teilnehmereintrag gelöscht. Für den Druck der Badges gibt der Veranstalter Name, Firma, Ticketart, ggf. Pronomen und den QR-Code des Badges an seine Druckerei; am Check-in-Schalter kann ein Badge auch vor Ort gedruckt werden. Hat der Veranstalter einen Druckschluss für Badges gesetzt („Badge print cut-off“), bekommen alle, die danach dazukommen (neu angemeldet, wieder angemeldet, Walk-in mit E-Mail-Adresse, Datei-Import), ihr Badge einmal als PDF per E-Mail an die gespeicherte Adresse – mit denselben Angaben wie das gedruckte Badge, für Scans der Sponsoren vom Handy; der QR-Code darin enthält Ihr Badge-Passwort und wird deshalb nicht mit der Mail gespeichert (siehe „E-Mails“). Bei Tito und Pretix speichert die Plattform außerdem den Link zu Ihrem eigenen Ticket bzw. Ihrer Bestellung (dort können Sie es verwalten oder stornieren) – verschlüsselt und nirgends angezeigt; er steht nur in der Mail „Kommen Sie noch?“ und wird mit „Delete personal data“, dem Löschen der Veranstaltung oder auf Ihre Anfrage gelöscht. Rechtsgrundlage ist die Teilnahme an der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Anmeldung über die Werkzeuge. Manche Veranstaltungen nehmen die Anmeldung selbst an – auf der Anmeldeseite der Werkzeuge unter der Anmelde-Adresse der Konferenz (z. B. register.datagrillen.com) – kostenlose und, wenn der Veranstalter sie anbietet, bezahlte Tickets (siehe „Bezahlte Tickets und Zusatzleistungen“). Gespeichert werden Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse (später nicht änderbar), freiwillig Firma und Position, Ihre Antworten auf die Fragen des Veranstalters, Ticketart, ein verwendeter Zugangscode, Status (Bestätigung offen, Warteliste, eingeladener Sprecher, angemeldet, storniert), Sprache und die Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung, Änderung und Stornierung sowie, wann Sie die Datenschutzhinweise gelesen und den Verhaltenskodex (und ggf. die Regeln der Veranstaltung) akzeptiert haben – beides ist für die Anmeldung nötig. Die Anmeldung gilt erst, wenn Sie den Bestätigungslink in der Mail öffnen und dort „Meine Anmeldung bestätigen“ klicken (24 Stunden gültig); nicht bestätigte Anmeldungen werden 48 Stunden nach dem Absenden automatisch gelöscht (wurde ein neuer Bestätigungslink angefordert, frühestens wenn dieser abgelaufen ist). Mit der Bestätigung entsteht Ihr Teilnehmereintrag mit Teilnehmernummer und Badge (siehe „Anmeldedaten“). Über Ihren persönlichen Link („Manage my registration“) ändern Sie Ihre Angaben (außer der E-Mail-Adresse) oder stornieren; gespeichert wird nur eine Prüfsumme der Links, ein Cookie (rg_auth) merkt sich danach Ihre Anmeldung auf diesem Gerät, bis ein neu angeforderter Link benutzt wird. Bei einer Stornierung werden Ihre Angaben zu Ernährung und Barrierefreiheit sofort gelöscht. Ist die Veranstaltung voll, können Sie auf die Warteliste; gibt der Veranstalter einen Platz frei, bekommen Sie eine Mail. Sprecher aus Sessionize kann der Veranstalter mit Namen und E-Mail-Adresse aus Sessionize vormerken; sie bekommen einen persönlichen Link, um ihre Anmeldung abzuschließen. Eine IP-Adresse wird nicht gespeichert (zur Begrenzung von Anfragen nur im Arbeitsspeicher gezählt, siehe 2.). Der Veranstalter sieht und exportiert die Anmeldungen, kann sie bearbeiten (außer der E-Mail-Adresse), stornieren oder von der Warteliste freigeben. Rechtsgrundlage ist die Teilnahme an der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Bezahlte Tickets und Zusatzleistungen. Bietet der Veranstalter bei einer Anmeldung über die Werkzeuge bezahlte Tickets oder Zusatzleistungen (z. B. Mittagessen, Workshop) an, verkauft er sie selbst – nach seinen Verkaufsbedingungen, die Sie bei einer kostenpflichtigen Bestellung akzeptieren (für Veranstaltungstickets gibt es kein 14-tägiges Widerrufsrecht, § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB). Bezahlt wird über das eigene Konto des Veranstalters beim Zahlungsdienst Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland): Ihr Browser wird auf die Bezahlseite von Stripe weitergeleitet; dorthin übermitteln die Werkzeuge Ihre E-Mail-Adresse, die Referenz Ihrer Anmeldung, die Veranstaltung, Ticket und Zusatzleistungen mit Preisen. Karten-, Konto- und Rechnungsdaten (auch Firmenname, Anschrift und USt-IdNr., wenn Sie „Ich brauche eine Rechnung an meine Firma“ wählen) geben Sie nur bei Stripe ein; die Werkzeuge speichern sie nicht. Stripe verarbeitet die Zahlung für den Veranstalter nach eigenen Bedingungen und Datenschutzhinweisen (stripe.com/de/privacy), auch mit Übermittlung an Stripe, Inc. in den USA (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln); Quittung und ggf. Rechnung schickt Stripe. Wir speichern zu Ihrer Anmeldung nur Zahlungsstatus (offen, in Bearbeitung, bezahlt, fehlgeschlagen, erstattet, angefochten), Beträge, ob eine Rechnung gewünscht ist, die Kennungen der Zahlung bei Stripe, eine Prüfsumme des Zahlungslinks, die gebuchten Zusatzleistungen und wann Sie die Verkaufsbedingungen akzeptiert haben. Eine bezahlte Anmeldung braucht keinen Bestätigungslink – die Zahlung bestätigt sie; der Platz ist bis zu 35 Minuten (am Check-in-Schalter 45 Minuten, bei einem Zahlungslink des Veranstalters bis zur genannten Frist) reserviert, unbezahlte Anmeldungen und Zusatzleistungen werden danach gelöscht bzw. storniert. Schlägt eine SEPA-Lastschrift fehl, wird die Anmeldung automatisch storniert und Sie bekommen eine Mail. Erstattungen entscheidet und veranlasst der Veranstalter (über Stripe). Eine Zusatzleistung kann eine kurze Bezeichnung auf Ihrem Badge haben (z. B. „Lunch“). Rechtsgrundlage ist der Ticketkauf beim Veranstalter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und Buchungsbelege (z. B. § 147 AO, 10 Jahre) erfüllen Veranstalter und Stripe, nicht die Werkzeuge.

Ernährung und Barrierefreiheit. Bei der Anmeldung können Sie freiwillig Wünsche zu Ernährung oder Barrierefreiheit angeben. Weil das Gesundheitsdaten sein können (Art. 9 DSGVO), werden sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gespeichert (eigener Haken, Zeitpunkt wird gespeichert; Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Nur der Veranstalter sieht sie, als eigene Liste für Verpflegung und Organisation – nicht auf dem Badge und nicht in der übrigen Anmeldeliste. Widerruf jederzeit: Feld über Ihren persönlichen Link leeren oder den Veranstalter bitten, die Angabe zu entfernen.

Newsletter des Veranstalters. Bietet der Veranstalter einen Newsletter an, steht bei der Anmeldung ein eigener, nicht vorbelegter Haken. Setzen Sie ihn, speichern wir Ihre Einwilligung mit Zeitpunkt für den Veranstalter; er exportiert die Einwilligungen und verschickt seinen Newsletter selbst – die Werkzeuge verschicken keine Newsletter. Widerruf jederzeit über Ihren persönlichen Link oder beim Veranstalter. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Badge-Scanning (Leads). Zeigen Sie einem Sponsor Ihren Badge zum Scannen, erhält dieser Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Firma; dazu kommen der Zeitpunkt des Scans sowie Notizen, Bewertung und Antworten auf die Fragen des Sponsors (z. B. „Interesse an einer Demo?“). Ob Sie gescannt werden, entscheiden Sie selbst: Mit dem Vorzeigen des Badges willigen Sie ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sponsoren können ihre Leads bis 30 Tage nach dem Ende des Scannings abrufen; für die weitere Nutzung ist der jeweilige Sponsor verantwortlich. Auch der Veranstalter kann die Leads eines Sponsors abrufen (z. B. wenn dessen Download nicht klappt). Verlost ein Sponsor einen Preis, nehmen alle teil, deren Badge er gescannt hat; dazu kann es eine Verlosung unter allen geben, die bei jedem verlosenden Sponsor waren. Der Veranstalter zieht die Gewinner und nennt deren Namen bei der Ziehung.

Check-in. Gespeichert wird, dass und wann Sie eingecheckt haben: am Empfang oder beim ersten Scan Ihres Badges an einem Sponsorenstand.

Bewertungen. Session- und Event-Bewertungen werden ohne Anmeldung abgegeben. Ein Cookie verhindert doppelte Bewertungen von einem Gerät. Session-Bewertungen fragen nicht nach Ihrem Namen; Bewertungen und Kommentare werden an die Sprecher weitergegeben. Bei der Event-Bewertung können Sie freiwillig Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben: Den Namen braucht nur die Feedback-Verlosung – führt der Veranstalter eine durch, nehmen Sie mit Ihrem Namen daran teil; die E-Mail-Adresse wird nur verwendet, um Ihnen Rückfragen zu Ihrem Feedback zu stellen. Beides sieht nur der Veranstalter (Auswertung und Export der Event-Bewertungen). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch die Angabe (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit widerrufen (siehe 7.). Ihr Browser merkt sich, welche Sessions Sie bewertet haben, und einen noch nicht gesendeten Kommentar samt Namen und Sternen als Entwurf (ohne E-Mail-Adresse); eine ohne Netz abgeschickte Bewertung wartet dort (ebenfalls ohne E-Mail-Adresse), bis sie gesendet ist – nur auf Ihrem Gerät.

Session Picker. Gespeichert werden Ihre E-Mail-Adresse und die gewählten Sessions, um die Raumplanung zu unterstützen. Die Auswahl öffnen Sie über einen Anmelde-Link, den die Werkzeuge an Ihre Adresse schicken (höchstens 3 Mails pro Stunde): Gespeichert wird nur eine Prüfsumme des Links; er gilt höchstens 7 Tage und nur, bis Sie einen neuen anfordern, und ein Cookie (ps_auth) merkt sich danach Ihre Adresse auf diesem Gerät, bis ein neu angeforderter Link benutzt wird. Ist die Prüfung auf angemeldete Teilnehmende aus, kann jede Adresse einen Link anfordern – dann werden auch Adressen gespeichert, die nicht angemeldet sind. Die Mail mit dem Link wird ohne den Link gespeichert. Der Veranstalter sieht die Auswahl. Sie können sie jederzeit selbst löschen („Delete my picks“). Ist eingestellt, dass nur angemeldete Teilnehmende wählen können, wird Ihre Adresse mit den Anmeldedaten verglichen. Haken Sie beim Speichern „Keep me informed of changes to my sessions“ an (freiwillig, nicht vorbelegt), speichern wir diese Einwilligung mit Zeitpunkt und schicken Ihnen eine Mail, wenn eine gewählte Session verschoben wird oder ausfällt (bis zum Ende der Veranstaltung). Widerruf jederzeit: Haken beim nächsten Speichern entfernen, der Link in jeder dieser Mails oder „Delete my picks“; gelöscht auch mit den Daten der Veranstaltung. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Volunteers. Name, optional E-Mail-Adresse, die übernommenen Einsätze (Raumbetreuung, Stand) und gemeldete Teilnehmerzahlen. Andere Volunteers sehen Ihren Namen und Ihre Einsätze; Ihre E-Mail-Adresse sieht nur der Veranstalter. Probleme, die Sie an Ihrer Session melden („Raum voll“, „Vortragende verspätet“, „Technikproblem“, „Fällt aus“ oder ein eigener Text bis 300 Zeichen), sieht der Veranstalter mit Ihrem Namen, Raum, Session und Uhrzeit; sie werden mit den übrigen Volunteer-Daten gelöscht („Delete personal data“). Hat der Veranstalter einen Gruppenchat der Volunteers (z. B. WhatsApp oder Signal), kann er Ihnen den Einladungslink per E-Mail schicken und eine Erinnerung; gespeichert wird dazu nur ein Status (eingeladen, beigetreten, abgelehnt), den der Veranstalter pflegt. Der Chat selbst läuft außerhalb der Werkzeuge beim jeweiligen Anbieter, nach dessen Bedingungen. Erlaubt der Veranstalter das Tauschen von Diensten, sehen andere aktive Volunteers, die zu der Zeit frei sind, Ihr Tauschangebot mit Ihrem Namen und einem optionalen Hinweis; wer übernimmt, wird gespeichert und Ihnen beiden per „Ihr Dienst hat sich geändert“-Mail mitgeteilt. Die Angebote werden mit den übrigen Volunteer-Daten gelöscht.

Sprecher. Aus Sessionize übernimmt der Veranstalter Zeitplan, Sprechernamen und – falls freigegeben – deren E-Mail-Adressen für Nachrichten an die Sprecher (z. B. den Link zu ihrer Sprecherseite). Der Veranstalter gleicht die Sprecher mit den Anmeldungen ab (Name und E-Mail-Adresse), z. B. um Sprecher ohne Ticket zu finden und für Sprecher-Badges. Jeder Sprecher kann einen persönlichen, geheimen Link (ohne Anmeldung) zu einer Seite mit seinen Sessions bekommen: vor und während der Veranstaltung Bewertungs-Link, QR-Code und Zahl der Picks im Session Picker je Session, nach der Session deren Bewertungen (Mittelwerte, Verteilung, Kommentare ohne Namen der Bewertenden). Wer den Link hat, sieht die Seite; der Veranstalter kann ihn jederzeit ersetzen, mit „Delete personal data“ wird er ungültig. Stellt der Veranstalter dort praktische Fragen („Ihr Besuch“, z. B. Speaker-Dinner mit Zahl der Gäste, Ankunftszeit, Videoanschluss, Hinweis zu Anreise oder Hotel, T-Shirt-Größe), sind alle Antworten freiwillig, außer er markiert eine als Pflicht; gespeichert werden die Antworten mit Zeitpunkt, sichtbar nur für den Veranstalter (Liste und Export für die Organisation des Besuchs), gelöscht mit „Delete personal data“ oder auf Ihren Wunsch. Gesundheitsdaten (z. B. Allergien) werden dort nicht abgefragt. Rechtsgrundlage: Durchführung der Veranstaltung mit Ihnen als Sprecher (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Logins von Organisatoren, Sponsoren und Check-in-Schaltern. Login, Passwort (nur als Hash gespeichert), optional Anzeigename und Kontakt-E-Mail. Die Kontakt-E-Mail eines Sponsors schlägt die App bei einer späteren Veranstaltung derselben Konferenz wieder vor (aus der letzten Veranstaltung, die sie noch hat); der Veranstalter prüft sie, bevor er den Sponsor erneut hinzufügt. Änderungen werden im Änderungsprotokoll der Veranstaltung festgehalten. Das Standpersonal eines Sponsors kann freiwillig seinen Namen („Your name“) auf dem Handy eintragen: Er steht dann bei den Leads (wer zuerst gescannt hat) und bei den Notizen, die der Sponsor sieht und exportiert, und wird mit den Leads gelöscht; auf dem Handy bis zum Abmelden. Organisatoren können freiwillig eine eigene E-Mail-Adresse für Testmails und Hinweise hinterlegen („Your e-mail for test mails and notices“; der Betreiber kann sie für den Organisator eintragen); an sie geht auf Wunsch eine Kopie einer Mail (Betreff mit [TEST]), und die Werkzeuge schicken ihre Hinweise an diesen Organisator dorthin (z. B. wenn ein Abgleich stockt). Sie bleibt gespeichert, bis das Feld geleert wird.

E-Mails. Die Werkzeuge können Ihnen im Auftrag des Veranstalters E-Mails zur Veranstaltung schicken (z. B. als Sprecher, Sponsor oder Volunteer) – nur Nachrichten zur Veranstaltung, keine Werbung: z. B. den Link zu Ihrer Sprecher-Seite und den Hinweis auf Ihre Auswertung, die Frist zum Herunterladen der Leads, die Einladung zu den Volunteer-Einsätzen, fehlende Einsätze und – automatisch – die Nachricht, wenn sich ein Einsatz ändert; Organisatoren bekommen Hinweise zum Abgleich, zur Löschung und zu Änderungen ihres Logins. Jede dieser Mailarten kann der Veranstalter abschalten. Dazu gehören auch Mails, die die Organisatoren selbst an eine Gruppe schreiben (Sprecher, Sponsoren, aktive Volunteers oder Organisatoren der Veranstaltung); an Teilnehmende verschicken die Werkzeuge keine solchen Mails (an Teilnehmende gehen nur Mails, die sie selbst anstoßen – z. B. der Anmelde-Link des Session Pickers oder die Änderungsmails, um die sie gebeten haben –, das digitale Badge nach dem Druckschluss und bei einer Anmeldung über die Werkzeuge die Mails dazu: Bestätigungslink, Anmeldebestätigung mit persönlichem Link – auf Wunsch des Veranstalters mit dem QR-Code für den Check-in als Bild, der nicht mit der Mail gespeichert wird –, Warteliste, Freigabe, Stornierung, Link erneut, bei bezahlten Tickets Zahlungslink, fehlgeschlagene Lastschrift und Erstattung, Einladung an Sprecher und eine Erinnerung vor der Veranstaltung, die der Veranstalter auslöst) – mit einer Ausnahme: Vor der Veranstaltung kann der Veranstalter die Mail „Kommen Sie noch?“ an die angemeldeten, noch nicht eingecheckten Teilnehmenden ausgewählter Ticketarten schicken, auch mehrmals – mit dem Link zum Stornieren Ihres Tickets (Ihr eigener Ticket-Link bei Tito und Pretix, die Seite „My tickets“ bei Eventbrite, sonst der Hinweis auf Ihre Anmeldebestätigung); Sie können auch einfach antworten, dann storniert der Veranstalter für Sie. Ihr eigener Ticket-Link steht wie ein Passwort nur in der verschickten Mail, ebenso die Links zum Bestätigen und Verwalten einer Anmeldung über die Werkzeuge (gespeichert wird statt ihrer ein Platzhalter). Absender ist die für die Konferenz eingerichtete Adresse; Antworten gehen an den zuständigen Ansprechpartner des Veranstalters (Sponsor Manager bei Mails an Sponsoren, Ansprechpartner für Raumbetreuung oder Stand bei Mails an Volunteers), sonst an die Antwortadresse des Absenders. Nach „Delete personal data“ verschickt eine Veranstaltung keine Mails mehr. Gespeichert wird jede Mail mit ihrem Inhalt: Empfängeradresse und -name, Absender, Betreff, Text, Anhänge, Zeitpunkt, Zustellstatus und wer sie ausgelöst hat – damit der Veranstalter nachvollziehen kann, was verschickt wurde, und eine Mail genau so erneut senden kann (auch an eine andere Adresse, die Sie ihm nennen). Enthält eine Mail ein Passwort (z. B. Zugangsdaten), steht es nur in der verschickten Mail: Gespeichert wird statt seiner ein Platzhalter (beim digitalen Badge eine Kopie ohne QR-Code); bis die Mail verschickt, endgültig fehlgeschlagen oder abgebrochen ist, liegt es verschlüsselt vor und wird dann gelöscht – eine solche Mail lässt sich nicht erneut senden. Die Mails sehen die Organisatoren der Veranstaltung und der Betreiber der Plattform. Es gibt kein Öffnungs- oder Klick-Tracking. Rechtsgrundlage ist die jeweilige Verarbeitung, zu der die Mail gehört (meist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO).

Event Hub. Hat eine Veranstaltung einen eigenen Event Hub (eigene Adresse, z. B. hub.beispiel.de), zeigt er das Programm, Neuigkeiten des Veranstalters, Informationen zum Veranstaltungsort und die Sponsoren (Firmenname, Logo, Link und Text). Der Event Hub verarbeitet keine personenbezogenen Daten von Ihnen: Es gibt keine Anmeldung; markierte Sessions (Sterne) und die zuletzt geöffneten Seiten bleiben nur auf Ihrem Gerät (siehe 6.). Angezeigt werden die Namen der Sprecher aus dem Programm und eine Kontaktadresse des Veranstalters.

Ansprechpartner der Veranstaltung. Name, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer der Ansprechpartner, die der Veranstalter benennt (Sponsor Manager für Sponsoren, Ansprechpartner für Raumbetreuung und Stand für Volunteers); sie werden den Sponsoren bzw. Volunteers angezeigt.

Der Veranstalter (einschließlich seines Personals am Check-in-Schalter, der Leads der Sponsoren und – bei einer Anmeldung über die Werkzeuge – der Anmeldungen, Wünsche zu Ernährung und Barrierefreiheit und Newsletter-Einwilligungen); die Druckerei, die der Veranstalter für die Badges beauftragt (Name, Firma, Ticketart und QR-Code); Sponsoren (nur die Leads, die sie selbst gescannt haben); andere Volunteers (Namen und Einsätze der Volunteers); Sprecher (Bewertungen und Kommentare ihrer Sessions, ohne Namen); der Hosting-Dienstleister (siehe 2., auch für die Zustellung von E-Mails); die Empfänger der E-Mails, die die Werkzeuge verschicken (nur ihre eigenen Mails); bei bezahlten Tickets der Zahlungsdienst Stripe des Veranstalters (E-Mail-Adresse, Referenz, Veranstaltung, Ticket, Zusatzleistungen und Beträge; siehe 3.). Die Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung genutzt. Die Plattform selbst übermittelt keine Daten in Länder außerhalb der EU (zu einem möglichen Zugriff aus den USA beim Hosting siehe 2.); die Anmeldesysteme sind Dienstleister des Veranstalters, ebenso Stripe, mit dem der Veranstalter selbst einen Vertrag hat (zur Übermittlung in die USA durch Stripe siehe 3.).

Die Daten einer Veranstaltung werden nur so lange gespeichert, wie der Veranstalter sie für die Veranstaltung und ihre Nachbereitung benötigt. Vorgesehen ist, dass der Betreiber sie im Auftrag des Veranstalters nach der Veranstaltung mit der Funktion „Delete personal data“ löscht: Dabei werden Namen und E-Mail-Adressen in Bewertungen, Session-Picker-Auswahl und -Anmelde-Links, Volunteer-Daten, Check-ins, Gewinner der Verlosung, Kontaktdaten von Sponsoren, Sprecher-E-Mail-Adressen, die gespeicherten E-Mails der Veranstaltung samt Inhalt und Anhängen und die Änderungsprotokolle der Veranstaltung sofort gelöscht und die persönlichen Links der Sprecher ungültig; die Teilnehmenden werden sofort ausgeblendet und zusammen mit den Leads vom Betreiber der Plattform endgültig gelöscht, wenn es bei der Veranstaltung sechs Monate lang keine Aktivität (Scan oder Import) mehr gab und sie mindestens sechs Monate vorbei ist. Anmeldungen über die Werkzeuge werden dabei sofort ganz gelöscht (samt Antworten, Wünschen und Einwilligungen) und die Anmeldung geschlossen; bis dahin bleiben auch stornierte Anmeldungen gespeichert, nicht bestätigte werden nach 48 Stunden gelöscht (bzw. nach Ablauf eines später angeforderten Bestätigungslinks). Zahlungen und gebuchte Zusatzleistungen werden immer mit ihrer Anmeldung gelöscht, die Kennungen bereits verarbeiteter Stripe-Meldungen (ohne personenbezogene Daten) nach 90 Tagen. Bewertungen ohne Namen und E-Mail-Adresse bleiben als Statistik erhalten, ebenso anonyme Kennzahlen der Veranstaltung, die beim Löschen gespeichert werden (nur Anzahlen und Durchschnittswerte, z. B. Anmeldungen, Check-ins, Leads je Sponsor, Bewertungen und Picks je Session – keine personenbezogenen Daten). Vor dem Löschen kann der Veranstalter die Daten der Veranstaltung ein letztes Mal exportieren (Event-Bericht); für diesen Export ist er als Verantwortlicher selbst zuständig. Mit „Delete event“ wird eine Veranstaltung mit allen ihren Daten sofort ganz gelöscht; nur die anonymen Kennzahlen bleiben. Ansprechpartner der Veranstaltung bleiben gespeichert, bis der Veranstalter sie ändert oder entfernt. Fehlerprotokolle und Protokolle der Abgleich-Läufe: 90 Tage. Änderungsprotokolle ohne Bezug zu einer Veranstaltung: zwei Jahre. Test-E-Mails ohne Bezug zu einer Veranstaltung (Prüfung eines Absenders durch den Betreiber): 90 Tage. Verlangen Sie die Löschung Ihrer Daten (siehe 7.), werden Ihre Daten schon vorher einzeln gelöscht – auch alle E-Mails an Ihre Adresse. Gelöschte Daten können noch bis zu 7 Tage in den automatischen Sicherungen der Datenbank enthalten sein, bis diese überschrieben werden.

Es werden nur technisch notwendige Cookies und Browser-Speicher verwendet (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); es gibt kein Tracking, keine Analyse und keine Werbung. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3), z. B. gegenüber dem Sponsor, der Ihren Badge gescannt hat. Wenden Sie sich dafür an den Veranstalter oder an Ben Weissman, der Anfragen zu den Daten einer Veranstaltung an den Veranstalter weiterleitet (siehe 1.).

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für den Betrieb der Plattform ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.